Vitamin Well Group utvecklar smakrika drycker, snacks och proteinprodukter. Våra varumärken Vitamin Well, NOCCO och Barebells finns i större delen av Europa, Nordamerika, MENA-regionen samt delar av Asien och Stillahavsområdet. Våra produkter säljs i över 40 marknader och vi omsätter 650 miljoner euro. Vi har huvudkontor i Stockholm och kontor i fjorton länder runt om i Europa, Nordamerika och Asien.

Vi söker en strukturerad och serviceinriktad Office Coordinator till vårt huvudkontor i Stockholm. I den här rollen är du en viktig del av vår dagliga verksamhet och ansvarar för att skapa en välfungerande, trivsam och professionell arbetsmiljö - både för kollegor och besökare. Tjänsten är ett vikariat på minst 12 månader.

Om rollen

Som Office Coordinator är du vårt ansikte utåt och den första kontaktpunkten för besökare och leverantörer. Du har det övergripande ansvaret för den dagliga driften av kontoret, inklusive reception, gemensamma ytor och administrativa rutiner.

Ditt övergripande mål är att leverera service i världsklass och säkerställa att vår arbetsplats är präglad av en atmosfär av energi, värme och glädje. Självklart ser du även till att våra produkter är representerade på bästa sätt i våra allmänna ytor.

Dina ansvarsområden inkluderar:

• Ta emot besökare och ansvara för att kontoret upplevs som välkomnande och representativt.
• Hantera inköp, post- och leveransflöden, kontorsmaterial och kontakten med leverantörer.
• Administrera kontorsrelaterade bokningar, såsom koordinera möten, beställning av fika/lunch, bokning av konferensrum etc.
• Sköta telefoni, växel, porttelefon och enklare administration.
• Arbeta proaktivt med förbättring av rutiner och interna processer kopplat till kontorsmiljön.
• Vara delaktig i interna initiativ och bidra till en positiv arbetskultur.

Rollen är bred och operativ - där du är den som får saker att hända och ser till att detaljerna sitter. Du rapporterar till vår Workplace Manager och stöttar flera olika team inom organisationen.

Vem är du

För att lyckas i rollen ser vi att du trivs i en central position med varierande arbetsuppgifter och många interna och externa kontaktytor. Du är prestigelös, självgående och strukturerad, med god förmåga att samarbeta och anpassa dig till olika situationer. Du tar ansvar, agerar med integritet och har en god känsla för vad som gör skillnad i vardagen.

Vi tror att du har:

• Minst 2 års erfarenhet från en liknande roll – t.ex. Office Coordinator, Receptionist eller från hotell-, konferens- eller eventbranschen.
• God vana av att arbeta med Outlook, Excel och PowerPoint.
• Förmåga att planera, prioritera och följa upp flera uppgifter parallellt.
• Hög servicenivå och vana att hantera konfidentiell information med integritet och ansvar.
• Förmåga att kommunicera professionellt på både svenska och engelska, i tal och skrift.
• B-körkort.

Välkommen med din ansökan senast 15e augusti 2025. 

Vi kommer att granska ansökningarna löpande, och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdagen. Observera att processen kan ta längre tid än vanligt på grund av semestertider. Ett CV ger oss bäst underlag för utvärdering – komplettera gärna med LinkedIn.

Att jobba hos oss 

Vår växande familj består av över 600 anställda som representerar en mångfald av kulturer, erfarenheter och olika bakgrunder. Denna mångfald är en stor tillgång när vi fortsätter vår expansion och utvecklar vår portfölj. Samtidigt är Vitamin Well fortfarande mycket av ett svenskt företag som främjar svenska värderingar när det gäller både affärer och människor. Vi behandlar varandra på ett rättvist och lika sätt, och vi respekterar varandra baserat på våra kvaliteter. När vi utvidgar Vitamin Well Groups verksamhet är vi också engagerade i att minimera vår miljöpåverkan och strävar ständigt efter att minska utsläpp från till exempel produktion, logistik och förpackningar.

Att arbeta på Vitamin Well innebär att vi erbjuder en dynamisk miljö präglad av ambition, engagemang och entreprenörsanda. I vår handlingsorienterade kultur är förmågan att fatta snabba beslut avgörande för att förverkliga idéer. Vi är engagerade i att främja en atmosfär där varje individs unika styrkor bidrar till vår gemensamma framgång. Som ett hälsa- och träningsorienterat företag inspirerar vi till en aktiv livsstil genom partnerskap med toppresterande idrottare, men vi främjar och stödjer också motion bland våra anställda. 

Som en del av rekryteringsprocessen kan vi komma att be dig genomföra ett personlighetstest samt ett test som mäter logisk slutledningsförmåga. Syftet med testerna är att på ett så objektivt sätt som möjligt utvärdera kandidater och identifiera bästa möjliga matchning mot rollen. Testerna är baserade på gedigen forskning och tas genom vår partner Alva Lab.